Sie verbringen viel zu viele Stunden Ihres Tages mit lästigem Papierkram? Das ist ein Problem, dem viele Inhaberinnen von Kosmetikinstituten gegenüberstehen. Buchhaltung, Organisation und Management fressen wertvolle Zeit, die Sie nicht für Ihre Kunden aufwenden können. Da Sie an der täglichen Stundenanzahl nichts ändern können, müssen Sie Ihren Zeitaufwand für organisatorische Aufgaben überdenken. Um den Papierkram werden Sie leider nicht herumkommen, daher muss eine effizientere Lösung gefunden werden. Aber wie?
Digitale Hilfe naht
Die Antwort ist: Denken Sie digital! Eine analoge Verwaltung kostet viel zu viel Zeit. Und Zeit ist Geld. Dass hinter diesem Sprichwort nicht nur leere Worte stecken, zeigen wir Ihnen später anhand einer Tabelle. Eine Institutssoftware bietet Ihnen alle Zutaten für Ihr Erfolgsrezept:
- Sie sparen Zeit.
- Sie erhöhen Ihre Auslastung.
- Sie reduzieren Terminausfälle.
- Sie stärken Ihre Kundenbindung.
Dank einer effizienten Verwaltung entlastet Sie die Software beim Institutsmanagement. So haben Sie wieder mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – die Behandlung Ihrer Kundinnen! Gehen wir genauer auf die einzelnen Erfolgszutaten ein.
Zeit sparen
Die analoge Verwaltung raubt Zeit. Denken Sie nur an die Terminkalendereinträge Ihrer Kollegen, die Sie regelmäßig nicht entziffern können. Oder wie oft Sie nach falsch einsortierten Kundenkarteikarten oder dem verlegten Terminbuch suchen müssen. Außerdem gibt es von all diesen Dingen jeweils nur ein einziges Exemplar. Verlegen Sie dies, sind die Informationen weg. Bei einer Software ist das anders: Ob Terminkalender oder Kundendatenbank – alle Daten werden in der Cloud gespeichert und sind direkt auf allen verbundenen Geräten überall sofort verfügbar.
Auslastung erhöhen
Mit einem vollgekritzelten Terminbuch ist es fast unmöglich, eine perfekte Terminplanung hinzubekommen. Termine werden reingeschrieben, rausgestrichen und neue dazugeschrieben. Am Ende fällt es schwer, auf einen Blick die freien Termine zu finden. Hier hilft ein Online-Kalender. Dort können Kunden nach Mitarbeitern oder Räumen sortieren und sehen auf diese Weise direkt, welche Uhrzeiten noch verfügbar sind. Außerdem werden rund 50 Prozent der Termine außerhalb der Öffnungszeiten gebucht. Mit einer Online-Terminbuchung erhöhen Sie also auch Ihre Auslastung, da Ihre Kunden jederzeit Termine vereinbaren können.
Terminausfälle reduzieren
Terminausfälle kosten Zeit, Nerven und Geld. Im Durchschnitt werden 10 bis 15 Prozent der vereinbarten Termine nicht wahrgenommen. Bei einem Jahresumsatz von 120.000 Euro bedeutet das einen Umsatzverlust von bis zu 18.000 Euro. Mit einer Erinnerung lassen sich Terminausfälle um die Hälfte reduzieren. Die meisten Kundinnen vergessen ihren Termin schlichtweg. Arbeiten Sie analog, müssen Sie jeden Tag Ihr Terminbuch durchschauen und alle Kunden manuell an ihren Termin erinnern – das kostet enorm viel Zeit und ist in der Realität kaum machbar. Mit einer Software läuft dieser Prozess automatisch ab. So wird beispielsweise einen Tag vor dem Termin eine E-Mail-Erinnerung an den Kunden verschickt.
Kundenbindung stärken
Kunden langfristig binden heißt Kunden professionell verwalten. Sie werden sich nicht die Kontaktdaten jeder Kundin, ihren Geburtstag und auch noch ihre bevorzugten Produkte merken können. Also müssen Sie sich Notizen machen. Besitzen Sie keine Software, geschieht das üblicherweise in Form von Karteikarten. Wollen Sie nun kleine Aufmerksamkeiten zum Geburtstag verschicken, müssten Sie Tag für Tag die Kundenkartei durchsuchen oder einen zusätzlichen Geburtstagskalender anlegen. Wollen Sie Daten ändern, bleibt nur durchstreichen oder eine neue Karteikarte anlegen. In einer digitalen Kundendatenbank können Sie die Informationen bearbeiten, einsehen, löschen und neu anlegen. Mit einem Klick sind Sie optimal auf Ihre nächste Kundin vorbereitet – und sie wird Ihre Professionalität zu schätzen wissen!
Mehr Umsatz?
Das Erfolgsrezept steht nun also. Doch wie sieht das Ergebnis aus? Mehl, Eier und Co. ergeben am Ende einen fantastischen Kuchen. Nimmt man aber Faktoren wie Zeit, Auslastung oder Kundenbindung, ist das Resultat mehr Zeit, mehr Erfolg und glücklichere Kundinnen! Wie Sie dank eines digitalen Managements auch mehr Umsatz machen, sehen Sie am Rechenbeispiel in der obigen Tabelle.
Hierfür vergleichen wir die Inhaberinnen zweier Kosmetikinstitute, Sabine und Claudia. Beide haben die gleiche Anzahl an Terminen, den gleichen Umsatz pro Kunde und die gleichen Öffnungszeiten. Am Ende des Monats hat Sabine rund 1500 Euro mehr Umsatz. Möglich wird das durch die Nutzung einer Software, die ihre Kundinnen an ihre Termine erinnert und gleichzeitig den Zeitaufwand für Büroarbeiten durch Dienste wie Online-Terminbuchung oder digitales Kundenmanagement verringert. So zeigt sich deutlich: Terminausfälle und Papierkram kosten nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
Verabschieden Sie sich deshalb von Karteikarten und Terminbuch – und starten Sie digital durch. Denn Ihr digitales Erfolgsrezept steht, jetzt müssen Sie es nur noch umsetzen.
Der Verlust durch Terminausfälle kann durch Erinnerungen, die die Software automatisch verschickt, deutlich reduziert werden.
ClaudiaSabineUmsatzpotenzial: 17 Termine/Tag x 30 Euro/Kundin x 24 Werktage/Monat12.240 €12.240 €Terminausfälle/Monat-1958 € (16%)-979 € (8%)Zeitverlust durch Büroarbeit/Monat-1020 € (2 Tage)-510 € (1 Tag)Kosten für Software/Monat0 €-30€Umsatz/Monat9.262 €10.721 €
