Die Digitalisierung macht auch vor Kosmetikinstituten nicht halt. Die Ablösung von Papierdokumenten oder veralteter, fest installierter Software hat aber für Institute und deren Kunden zahlreiche Vorteile. Gut eingesetzt können mit Hilfe von Apps Zeit und Kosten gespart werden.
App-Lösungen können in fast allen Bereichen des Tagesgeschäftes eingesetzt werden. Dazu gehören Terminplanung, Kundenverwaltung, Marketing und Dienstpläne sowie Kasse und Finanzbuchhaltung. Zahlreiche Vorgänge, die ohne digitale Lösung von Hand getätigt werden müssen, können von Apps übernommen werden:
Durch die Online-Terminbuchung können Sie unkompliziert Vorauszahlungen empfangen oder automatische Terminerinnerungen versenden, um den Terminausfall zu reduzieren. Die Kundin vor Ort kann Anamnesebögen, gesundheitliche Informationen oder datenschutzrelevante Angaben auf einem Tablet hinterlegen und unterschreiben. Der zustande gekommene Termin wird direkt im Terminkalender kassiert, sodass Ihr Steuerbüro am Monatsende GoBD-konforme Monatsabschlüsse herunterladen kann. Möglich ist auch, dass jede Kundin ganz automatisch zu ihrem Geburtstag eine freundliche Nachricht erhält, die sie daran erinnert, doch mal wieder vorbeizukommen.
Im Institut kann es auf den Kunden einen positiven Eindruck machen, wenn die Mitarbeiterin die Behandlungsdaten vom Tablet abliest, anstatt mit Zettelwirtschaft zu hantieren.
Internet – ein Muss für Cloud
Moderne Apps sind cloudbasiert. Das bedeutet, dass die Daten nicht lokal auf einem bestimmten Computer oder Tablet gespeichert werden, sondern auf einem Server, welcher über das Internet erreichbar ist. Der Vorteil ist, dass die Daten stets über jedes internetfähige Gerät erreichbar sind – egal, wo Sie sich befinden. Auch eine Beschädigung oder der Verlust des genutzten Gerätes führt daher nicht gleichzeitig zum Verlust Ihrer Daten. Das bedeutet jedoch auch, dass eine Internetverbindung zur Verfügung stehen sollte, um die App nutzen zu können.
Eine Lösung für alle Geräte
Geräte wie ein Tablet, Handy oder Computer sollten vorhanden sein. Die Anforderungen an die Hardware unterscheiden sich von Hersteller zu Hersteller. Ein zeitgemäßer Anbieter stellt seine Apps jedoch für mehr als einen Gerätetyp zur Verfügung, also nicht nur auf dem iPad oder auf dem Desktop-PC, sondern er hat eine Lösung für alle Geräte. Ein stabiler Internetzugang ist ebenfalls eine wichtige Voraussetzung. Sollte Ihre Internetleitung mal ausfallen, können Sie stets auch von einem Handy oder Tablet mit Datenvertrag auf Ihre Daten zugreifen.
Beschränkter Datenzugriff
Besonders im Bereich Medical Beauty werden viele Kundendaten benötigt. Neben wichtigen Informationen, welche vom Kunden unterschrieben werden sollen, bis hin zu Anamnesebögen und Behandlungsdetails müssen viele Daten sorgfältig dokumentiert werden. Alle behandelnden Mitarbeiter sollten schnell und einfach Zugriff auf Daten wie Hautbildanalyse, Krankheiten und Allergien oder andere Besonderheiten haben. Andererseits sollen nicht unbedingt alle Mitarbeiter Zugriff auf Umsatzstatistiken oder andere sensible Daten haben. Erkundigen Sie sich, ob der Anbieter Ihrer Wahl das Festlegen unterschiedlicher Rechte für Sie und Ihre Angestellten ermöglicht.
Apps für jedes Institut
Grundsätzlich sind App-Lösungen für Kosmetikinstitute jeder Größe geeignet. Dies gilt für Ein-Personen-Betriebe genauso wie für große Institute mit zahlreichen Mitarbeitern. Für Inhaberinnen und Manager, die Wert auf die statistische Auswertung ihres Institutes legen, bringen digitale Lösungen einen großen Mehrwert. Durch Statistiken und Reports können Sie informierte Entscheidungen über die Entwicklung Ihres Institutes treffen.
Unterschiedliche Kosten
Wenn Geräte wie Tablets oder Computer erst angeschafft werden müssen, können die Einmalkosten sehr unterschiedlich ausfallen. Erkundigen Sie sich zunächst beim Anbieter der App-Lösung, welche Geräte empfohlen werden oder ob gegebenenfalls bereits vorhandene Geräte weiter genutzt werden können. Ein neues iPad sieht schick aus – es gibt jedoch zahlreiche günstige Alternativen ab wenigen hundert Euro, je nach Preis- und Designvorstellungen. Die meisten Anbieter haben ein monatliches Kostenmodell mit fest kalkulierbaren Preisen. Einige Anbieter erheben jedoch Extragebühren, zum Beispiel um an Onlinebuchungen mitzuverdienen.
Erkundigen Sie sich daher beim Anbieter Ihrer Wahl, ob versteckte Kosten entstehen können und überlegen Sie, ob das Preis-Leistungs-Verhältnis fair ist.
Sie können leicht ausrechnen, wie viele Kosten Sie durch den Einsatz einer App sparen können, etwa durch die Reduzierung von Terminausfällen oder die Vereinfachung des Monatsabschlusses. Wenn die Gebühren Ihres App-Anbieters günstiger sind als die Mehrkosten durch vergessliche Kunden oder stundenlange Finanzbuchhaltung, lohnt sich die Anschaffung einer digitalen Lösung auch finanziell!
5 Tipps zur Wahl der passenden Software
- Wenn Sie neben persönlichen Kundendaten auch sensible Daten, zum Beispiel zum Gesundheitszustand, sammeln, ist Datenschutz sehr wichtig. Der App-Anbieter sollte also den vorgegebenen EU-Datenschutzbestimmungen entsprechen. Ihre Daten gehören Ihnen!
- Sie sollten alle wesentlichen Kunden-, Finanz- oder Termindaten jederzeit selbst herunterladen können.
- Darüber hinaus macht es Sinn, sich beim Anbieter Ihrer Wahl zu erkundigen, ob bereits bestehende Daten in das neue System importierbar sind.
- Sollten Sie eine App mit Kassenfunktion nutzen, muss das System GoBD-konform sein. Fragen Sie in diesem Zusammenhang auch Ihr Steuerbüro, ob dieses ein digitales Kassensystem empfiehlt.
- Für eine App mit hoher Nutzerfreundlichkeit müssen keine tieferen technischen Kenntnisse vorhanden sein. Für die Einarbeitung in die Software sollte der gewählte Anbieter aber Schulungen und Support anbieten.
Auf einen Blick
- Grundsätzlich sind App-Lösungen für Kosmetikinstitute jeder Größe geeignet.
- App-Lösungen können in fast allen Bereichen des Tagesgeschäftes eingesetzt werden (Terminplanung, Kundenverwaltung, Marketing und Dienstpläne sowie Kasse und Finanzbuchhaltung).
- Moderne Apps sind cloudbasiert. Die Daten sind so stets über jedes internetfähige Gerät erreichbar.
- Geräte wie ein Tablet, Handy oder Computer sowie eine Internetverbindung sollten vorhanden sein.
- Erkundigen Sie sich beim Anbieter der App-Lösung über Geräte, Kostenmodelle und anfallende Extrakosten.
Anna-Lena Lewerenz - Geschäftsführerin Belbo Business Software Berlin,
