So verbessern Sie Ihr Zeitmanagement

Die Freiheit, über die eigene Zeit zu entscheiden, ist heutzu-tage so groß wie nie zuvor. Jedoch war auch der „Zeitstress“ noch nie so hoch wie heute. Mithilfe eines cleveren Zeitmanagements ist es möglich, den eigenen Arbeitsalltag zu meistern und sich zusätzliche Freiräume zu schaffen. Wie Sie dies in Ihrem Alltag umsetzen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Der Arbeitstag einer Kosmetikerin besteht aus den vielfältigsten Tätigkeiten. Das Aufgabenfeld reicht von Kundenberatungen über Behandlungen bis hin zur Bewerbung des eigenen Instituts durch Marketing- und Social Media-Tätigkeiten. Daneben stehen dann noch Buchhaltungs- sowie Steuerangelegenheiten an, und die Reinigungsarbeiten machen sich ja auch nicht von alleine. Viele versuchen dann, mehrere Tätigkeiten gleichzeitig in kürzerer Zeit zu erledigen, was letztendlich nur ein höheres Tempo und noch mehr Stress zur Folge hat.

Integrieren Sie Pufferzeiten

Hier lautet das Zauberwort: Zeitmanagement. Im Zeitmanagement gibt es eine Faustregel, die besagt, dass pro Tag ein gewisser Anteil an Reservezeiten als Puffer für unvorhergesehene oder länger andauernde Arbeiten oder Störungen eingeplant werden sollten.

Erfahrungsgemäß gibt es jedoch immer mal wieder Situationen, die ein sofortiges Reagieren erfordern, das sich ohne Zeitpuffer schnell zu Ihrem Nachteil auswirken kann. Überlegen Sie für sich, wie Ihre persönlichen Zeitpuffer aussehen sollten, damit Sie auch zwischendurch mal Zeit zum Aufatmen haben. Bestimmen Sie dann, wie Sie diese bei der Gestaltung Ihrer täglichen Arbeitszeit berücksichtigen können, indem Sie Ihr Zeitverhalten analysieren.

Analysieren Sie realistisch

Schreiben Sie sich einmal für eine Woche alle Tätigkeiten, die Sie am Tag erledigen, einschließlich ihrer Dauer auf. Häufig deckt sich die Vorstellung darüber, wofür die Zeit verwendet wird, nicht mit der Realität. Die Zeitanalyse gibt Ihnen erste Hinweise, wodurch Zeitengpässe entstehen können. Ein gutes Mittel, um Zeitpuffer zu integrieren, sind feste Arbeitsabläufe und eine realistische Planung. Hierbei empfiehlt es sich, feste Zeiten für die Behandlungen einzuplanen, in die Vor- und Nachbereitungszeiten bereits miteinkalkuliert sind.

Wichtig bei all dem ist vor allem auch die Berücksichtigung von Pausen, die Sie idealerweise als feste Zeiten im Kalender eintragen. Schon kleine Pausen können jede Menge Ausgleich schaffen. Ihre Leistungsfähigkeit wir nicht besser, wenn Sie stundenlang durchpowern.

Eliminieren sie Zeitfresser

Zeitfresser, das sind unproduktive Tätigkeiten, die ein großes Zeitfenster in Anspruch nehmen, und damit die Feinde der Tagesplanung. Manche sind als solche leicht erkennbar, andere aber sind perfekt getarnt. Hierbei unterscheiden wir zwischen den von innen und den von außen kommenden Zeitfressern. Zu den von außen kommenden Zeitfressern gehören unter anderem unnötige Telefonate, unangemeldete Kundinnen, Lieferanten oder zu lange Kundengespräche ohne letztendlichen Umsatzvorteil. Ein von innen kommender Zeitfresser kann die eigene fehlende Arbeitsplanung sein.

Wir kennen das alle: Das Telefon klingelt zehn Minuten, bevor die nächste Kundin kommt. Dabei war genau dieser Zeitraum dafür gedacht, den Behandlungsraum wieder herzurichten. Natürlich sind nicht alle Aktivitäten, für die man Zeit aufwendet, gleichzusetzen mit Zeitfressern. Diese entstehen erst dann, wenn für die wichtigen Angelegenheiten und Aufgaben keine Zeit mehr bleibt.

Das macht dann nicht nur unzufrieden, sondern erzeugt zusätzlichen Stress. Überlegen und notieren Sie, welche Ihre größten Zeiträuber sind. Eine kritische Zeitverwendungsanalyse kann Ihnen dabei helfen, eine bessere Übersicht zu erlangen.

Erfahrungsgemäß entsteht Zeitmangel durch Unordnung, mangelnde Planung, fehlende Struktur und eine nicht existierende Zielsetzung.