Sparpotenziale im Kosmetikinstitut

Kaufmännisches Wissen

Innerhalb weniger Minuten ist das Institut meist ohne große Hürden angemeldet. Der Nachweis von fachbezogenen oder kaufmännischen Kenntnissen ist nicht erforderlich. Diesen Anspruch sollte allerdings jeder Gründer vorab an sich selbst stellen. Haushaltsnahes Fachwissen reicht hier nicht aus, es bedarf langjähriger Erfahrung und stetiger Fort- und Weiterbildungen.

Unabhängig von der Unternehmensbranche empfehle ich grundsätzlich jedem Existenzgründer, wenigstens die Basic Skills der kaufmännischen Organisation (Betriebswirtschaft) zu beherrschen. Dafür stehen etwa im Internet, bei Industrie- und Handelskammern oder Branchenverbänden mehrere Optionen zur Verfügung.

Mietkosten

Das größte Stück der monatlichen Fixkosten ist die Miete. Wer mit zu viel Euphorie und Optimismus in die Selbstständigkeit startet, begeht hierbei schon den ersten Fehler: Das Ladenobjekt ist zu teuer. Gründe dafür liegen in zu großen Räumlichkeiten, deren Auslastung man kaum in den ersten drei bis sechs Monaten gewährleisten kann, oder die Lage ist so zentral, dass die Quadratmeterpreise entsprechend hoch sind. Viele Kosmetikerinnen müssen oft aufgrund dieser Fehlentscheidung ihr Institut innerhalb weniger Monate schließen, da die Umsätze nicht ausreichen und die Rücklagen aufgebraucht sind.

Dabei sollte man sich immer an den allseits bekannten Leitspruch „Jeder fängt mal klein an“ halten. Sinnvoll ist der Start des eigenen Kosmetikinstituts zu Hause in einem separaten Raum, sofern möglich. Andernfalls eignet sich ein kleines Geschäft oder ein 1–2–Zimmerobjekt mit guter Verkehrsanbindung.

So lässt sich ausloten, ob die Kunden mit den Leistungen zufrieden sind, Sie weiterempfehlen und somit neue Kunden hinzukommen. Für die Mietausgaben sollte man sich eine Grenze von ca. 30–40% des monatlichen kalkulatorischen Gewinns setzen.

Strom sparen und vergleichen

In Abhängigkeit von der Raumgröße gestalten sich auch die Stromkosten. Je größer das gemietete Objekt ist, desto mehr Lampen sind für eine helle und freundliche Beleuchtung nötig. Mit stromsparenden LED-Leuchten und dem Abschalten nicht genutzter Arbeitsleuchten kann der Stromverbrauch enorm gesenkt werden.

Bei größeren Instituten haben wir festgestellt, dass jeder Raum stets mit allen vorhandenen Lampen aktiv bleibt, auch wenn dort niemand arbeitet oder wartet. Das ist unnötig. Unsere Empfehlung: Alle Lichter ausschalten und die Tür schließen, sodass ein Kunde nicht in die unbehagliche Dunkelheit schauen muss. Die Vorbereitung des Raumes kann man wenige Minuten vor dem Eintreffen des Kunden erledigen.

Die Thematik des Wechselns des Stromanbieters muss man mittlerweile nicht großartig erklären. Es sollte logisch sein, dass man seine aktuellen Verbrauchskosten 3–4 Monate vor der automatischen Vertragsverlängerung vergleicht. Dahin gehend sind nun einige Vergleichsportale im Internet vertreten, die einem viel Arbeit abnehmen.

Aber Vorsicht: Verzichten Sie auf Angebote mit einmaligen Bonuszahlungen oder Vorkasse. Auch die örtlichen Stadtwerke können oft mit den seriösen Stromanbietern mithalten. Doch mehr als 12 Monate Vertragslaufzeit sollte man auch dort nicht unterschreiben. Ein jährlicher Wechsel kann sich gerade bei Unternehmenswachstum (und somit steigendem Stromverbrauch) lohnen.

Versicherungen genau prüfen

Ähnliches gilt auch für die notwendigen Versicherungen. Das Anlegen einer Liste mit Versicherungen, die man tatsächlich benötigt oder schon hat, hilft ungemein, um nicht gleich den Überblick zu verlieren. Ein interessantes Sparpotenzial sind in diesem Punkt nicht allein die Kosten der jeweiligen Versicherung, sondern auch die beinhalteten Leistungen.

Viele Versicherungen decken nicht nur die gewerblichen Risiken ab, sondern gleichzeitig auch die privaten des selbstständigen Unternehmers. Somit ist beispielsweise in den Gewerbeversicherungen für Haftpflicht oder Rechtschutz auch das Privatleben integriert oder kann für eine kleine Zusatzgebühr mit aufgenommen werden. So können die Privathaftpflicht- und die Rechtsschutzversicherung ohne Bedenken gekündigt werden. Das allein ergibt, je nach abgeschlossener Versicherung, eine jährliche Ersparnis von rund 150–300 Euro.

Planung spart Zeit und Geld

Wer sich lediglich darauf beschränkt, immer die günstigsten Produkte zu kaufen, der kann damit auch fatale Fehler begehen. Das billigste Produkt ist nicht gleichzeitig auch das mit der besten oder gleichwertigen Qualität.

Aber beginnen wir von vorne: Zunächst ist das Führen einer Material- und Werkzeugliste (einschließlich Hilfsmitteln) sinnvoll. Dies schafft eine praktische Übersicht und während des Bestellprozesses werden keine Artikel vergessen oder unnötig hinzugefügt. Diese strategische Einkaufsplanung und -vorbereitung ist vorab ziemlich zeitintensiv, spart einem im später gut laufenden Betrieb aber viel Geld. Während der Gründungsphase hat man für solche organisatorischen Dinge mehr als genug Zeit – sie muss nur genutzt werden. Hinsetzen und machen!

Im Einkauf liegt der Gewinn

Die Vorauswahl der Lieferanten nimmt wiederum einiges an Zeit in Anspruch. Hier differenziert man den Einkauf beim Hersteller, Groß- oder Einzelhändler. Jeder hat seine Vor- und Nachteile. Hier bleibt einem nur der intensive Vergleich aller dazugehörigen Konditionen. Entscheiden Sie nicht vorschnell anhand des Artikeleinzelpreises. Ebenso müssen Sofort- oder Mengenrabatte, Versandkosten, Zahlungsbedingungen, Skontogewährung oder Bonuszahlungen ab einem fest definierten Jahresumsatz berücksichtigt werden.

Bestellrabatte beachten

Um Mengenrabatte nutzen zu können, muss man natürlich kalkuliert haben, welcher Verbrauch der jeweiligen Produkte innerhalb einer bestimmten Periode vorliegt, etwa innerhalb eines Quartals. Anstatt jeden Monat Kleinmengen einzukaufen, sollten Sie die notwendigen Mengen vorkaufen, um dadurch nicht nur günstiger an das Einzelprodukt zu kommen, sondern vielleicht sogar einen zusätzlichen Umsatzrabatt zu erhalten und mehrfache Versandkosten einzusparen. Auch Kleinbeträge summieren sich über das Jahr zu einem stolzen Betrag.

Ausgenommen sind von dieser Strategie jedoch alle Neugründer. Hier ist es vorerst sinnvoll, seine Bestellungen monatlich dem Bedarf anzupassen, um keine zu hohen unnötigen Kosten zu haben, sogenanntes totes Kapital. Das heißt: liegt im Regal, bringt aber kurzfristig keine Rendite.

Zahlungsmethode beachten

Darüber hinaus gebührt dem Punkt Zahlungsziel besondere Beachtung. Mittlerweile ist es zwar selten geworden, dennoch gibt es noch einige (Online-)Händler, die bei Rechnungszahlung per Vorkasse 2–3% Rabatt gewähren. Das sollten Sie nutzen, wenn der Händler entsprechendes Vertrauen genießt.

Ebenso werden gelegentlich Rabattierungen bei Sofortüberweisungen oder auf Rechnung mittels Skontos eingeräumt. Neben den eingesparten Beträgen ergibt sich noch ein weiterer Vorteil: Man läuft nicht Gefahr, Rechnungen zu vergessen und durch mehrere Mahnungen zusätzliche Gebühren zahlen zu müssen. Auch der Kauf auf Kredit sollte vermieden werden, wenn die Tilgung nicht zu 100% garantiert werden kann. Mit unüberlegten Krediten haben sich schon etliche Gründer den Boden unter den Füßen weggezogen.

Terminausfälle verhindern

Ein großes Problem in der Beautybranche sind Kunden, die zu ihren Terminen nicht erscheinen. Ein rechtzeitiges Stornieren des Termins fällt vielen Kunden schwer. Die Ursachen können vielfältig sein, jedoch liegt es häufig an der mangelhaften Terminorganisation und falscher Prioritätensetzung beim Kunden.

Hier ist es eine Überlegung wert, die Terminierung zu automatisieren. Ein onlinebasierter, in die Webseite integrierter Buchungskalender, der obendrein jeden Kunden 1–2 Tage sowie drei Stunden vorher an den Termin im Institut erinnert (natürlich DSGVO-konform), kann hier Abhilfe schaffen. Dies schließt zwar keinesfalls das kurzfristige Absagen oder nicht abgemeldete Fernbleiben von terminierten Kunden aus, minimiert es jedoch wesentlich.

Service steigert Umsätze

Um langfristig zufriedene Kunden zu haben, bedarf es nicht nur einwandfreier Leistungen. Der Service, der über den Tellerrand hinausgeht, macht den Unterschied zur einfachen „Abfertigung“.

Empfehlen Sie Ihren Kunden passende Pflegeprodukte, die sie zu Hause anwenden können. Ergeben sich etwa aus einer ursprünglich regulären Maniküre mithilfe von verkauften Zusatzprodukten zarte Hände, die der Kunde vorher nicht hatte, wird er mit jedem weiteren Problem dieser Art zu Ihnen kommen – und mehr Umsatz bringen. Bieten Sie ihm das Rundum-Service-Konzept. Die Menschen lieben das, weil es die Dinge für sie einfacher macht.

Kartenterminals nutzen

Zum Schluss: Im Regelfall wird in Instituten lediglich Barzahlung akzeptiert. Dies lag bis vor einigen Jahren daran, dass die Kartenterminals nur per Laufzeitvertrag mit monatlichen Fixkosten zzgl. prozentualer Umsatzgebühr erhältlich waren. Mittlerweile gibt es diese kleinen Terminals schon für unter 100 Euro bei einmaliger Anschaffung. Darüber hinaus zahlt man nur noch die anteilige Gebühr je Buchung. Kommunizieren Sie ganz offen, dass in Ihrem Laden die Kartenzahlung akzeptiert wird. Dadurch wird sich der Umsatz mit Ihren Kunden erhöhen, da sie nicht mehr über den Inhalt ihrer Börse nachdenken und sich anhand dessen ein monetäres Limit setzen müssen.

Fazit

Mit strategischer Organisation, guten Leistungen und Service am Kunden lassen sich nicht nur Kosten senken, sondern auch Umsätze steigern. Denken Sie jedoch stets daran: Der Preis für den Erfolg ist stets im Voraus zu entrichten.