Jede Inhaberin eines Nagelstudios weiß: Die kreative Arbeit am Kunden ist leider nicht alles – eine ordnungsgemäße Buchführung ist ebenso wichtig, geht jedoch zumeist nicht ganz so leicht von der Hand. Kein Wunder, dass der Gedanke an eine Steuerprüfung vielen Bauchschmerzen bereitet, zumal sich auch aus Unwissenheit leicht Fehler einschleichen und das dem Nagelstudio teuer zu stehen kommen können. Findet der Prüfer beispielsweise Einnahmen, die nicht korrekt verzeichnet sind, nimmt er Schätzungen vor, die zu Steuernachzahlungen führen können. Bei groben Verstößen droht ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung. Schon allein deshalb sollte niemand das Thema „Buchführung“ auf die leichte Schulter nehmen.
Allzeit bereit fürs Prüfen
Während eine bevorstehende Steuerprüfung vorab angekündigt wird, hat das Finanzamt jederzeit die Möglichkeit zu einer unangemeldeten Kassennachschau – der Betriebsprüfer kann dann völlig unerwartet Einsicht ihn Ihre Bücher verlangen. Als Inhaberin sollten Sie deshalb immer in der Lage sein, einen Kassensturz mit dem aktuellen Bargeldbestand durchzuführen; dabei muss der Bestand genau stimmen. Sollte beispielsweise gerade ein Mitarbeiter mit 20 Euro aus der Kasse unterwegs sein, um Büromaterial zu kaufen, so muss der Betrag durch einen Zettel in der Kassenschublade dokumentiert sein.
Zu den gesetzlichen Vorgaben gehört, dass die Kasse täglich an- und abgemeldet und der jeweilige Kassensturz dokumentiert wird. Die Kasseneingaben müssen so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. Kassenbelege müssen mit mehreren Zahlmitteln ausgleichbar sein, sodass ein Kunde beispielsweise gleichzeitig einen Gutschein, ein oder zwei Kreditkarten und Bargeld einsetzen kann. Nach jedem Kassentagesabschluss muss ein Z-Bon mit fortlaufender Nummerierung, Uhrzeit und Datum gezogen und aufbewahrt werden.
Jede Nagelstudioinhaberin sollte zudem in der Lage sein, die vom Finanzamt geforderten GDPdU-Prüfdateien zu erstellen und auf einen Datenträger zu übertragen. Ein Prüfer muss sie jederzeit mitnehmen und auf seinem Rechner mithilfe eines Programms der Behörde sichten können. Ebenso ist gesetzlich vorgeschrieben, dass sämtliche Erweiterungen oder Veränderungen der Dienstleistungen, Artikel und Preise archiviert werden und dem Prüfer zum Kontrollabruf zur Verfügung stehen. Sollte er nach Handbüchern für das Kassensystem fragen, müssen Sie diese entweder zur Hand haben oder im System zeigen können. Gleiches gilt für Programmierprotokolle, die Auskunft über Programmänderungen geben.
Zusammenarbeit
Aufgrund der vielfältigen Anforderungen des Gesetzgebers greifen die meisten Nagelstudios auf die Hilfe eines Steuerberaters zurück. Bei dessen Auswahl sollten Inhaber unbedingt darauf achten, dass er über fach- und branchenbezogenes Spezialwissen verfügt. Denn: Wie alle Branchen hat auch der Beautymarkt Eigenheiten, die nicht jeder Steuerfachmann kennt. So sollte er beispielsweise genau wissen, wie Zahlungen mit unterschiedlichen Zahlungsmitteln buchhalterisch zu handhaben sind. Er muss sich mit den Dateien, die zum Einlesen bereitgestellt werden, auskennen und seinen Kontenrahmen der Kasse des Mandanten anpassen. Das mag sich nach viel Aufwand anhören, doch wenn die Kassenbuchhaltung des Mandanten und der Kontenrahmen des Steuerberaters genau aufeinander abgestimmt sind, ist die Verarbeitung der Daten lediglich eine Sache von Sekunden.
Ein monatliches Telefonat, das nicht länger als zehn Minuten zu dauern braucht, ist eine weitere sinnvolle Maßnahmen, um Kosten und Erträge abzuklären und die Zahlen einschätzen zu können.
Nie blind vertrauen
Einen Steuerberater zu haben bedeutet jedoch nicht, die Augen vor den eigenen Finanzen zu verschließen. Selbst der beste Steuerberater kann seine Arbeit nur auf Grundlage der Zahlen machen, die ihm vorliegen. Und das ist in vielen Fällen der Knackpunkt: Oft wird ihm Monat für Monat ein Haufen unsortierter Zettel überreicht, aus dem er sich die nötigen Zahlen für die Buchhaltung zusammensuchen soll. Dass es so nicht gehen kann, liegt eigentlich auf der Hand. Ein guter Steuerberater ist deshalb jener, der seinem Mandanten klar- macht, dass dieser als Unternehmer seine Zahlen in erster Linie selbst zu kennen hat.
Mein Tipp: Werfen Sie jeden Monat selbst einen Blick auf Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung und prüfen Sie, ob die Zahlen realistisch sind. Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie die Zahlen dann noch mit Ihrem Steuerberater besprechen. Bedenken Sie immer: Betriebliche Daten nicht diszipliniert zu erfassen und zu verwalten, ist kein Kavaliersdelikt.
Bargeldlos zahlen im Nagelstudio
Beständig, zuverlässig, treu
Kassensoftware als basis
Das Ziel der Zusammenarbeit von Steuerberater und Inhaberin ist der Erfolg des Unternehmens auf der einen und die Sicherheit gegenüber dem Finanzamt im Falle einer Prüfung auf der anderen Seite. Um dieses Ziel zu erreichen, kommt eine dritte Komponente ins Spiel – nämlich eine Kassensoftware, die gemeinsam so ausgerichtet wird, dass der Inhaber sie sicher bedienen kann und der Steuerberater alle notwendigen Daten zum sofortigen Einlesen erhält. Moderne Kassensysteme nehmen Studioinhaberinnen viele Aufgaben rund um die finanzamtskonforme Abrechnung ab. Sie stellen GdPDU-Prüfdatei, Z-Bon-Listen, Kassenöffnungslisten, Protokolle über Bon-Änderungen und Archive für Änderungen im System zur Verfügung. Eine Inhaberin, die genau weiß, wie sie abends beim Kassenabschluss mit zwei Klicks ihre Ausgaben und Einnahmen korrekt kontiert, kann einer möglichen Steuerprüfung und Kassennachschau gelassen entgegensehen
Kevin Schwarzkopf ist Leiter CRM beim Kassensoftwareanbieter Gampics Consult. Er ist seit 2009 im Unternehmen beschäftigt und verantwortet den Bereich Vertrieb und Entwicklung. Zuvor hat er an der Akademie der Wirtschaft Bremen BWL studiert.
