Sorgen bei Zahlen?

Als Inhaberin eines Kosmetikinstituts ist eine effiziente Buchhaltung und Monatsabrechnung entscheidend für den langfristigen Erfolg deines Unternehmens. Die Buchhaltung bildet das finanzielle Rückgrat deines Kosmetikinstituts. Ähnlich wie bei einem Baum ist die Betriebswirtschaft (also die „Wirtschaftlichkeit des Betriebs“) praktisch die Wurzel. Ohne sie hat der Baum keinen Halt und fällt irgendwann um. Damit das nicht passiert, gibt es zwei Grundsätze, die immer im Wechsel angewendet werden.
 

1. Grundsatz: Weniger Geld ausgeben, als man einnimmt
 

Dahinter verbirgt sich die Kostenminimierungsstrategie. Es handelt sich dabei um eine regelmäßige Prüfung der Ausgaben und den Vergleich mit den Einnahmen. Du kannst nur so viel Geld ausgeben, wie du eingenommen hast – nicht mehr! Ist die Kasse leer, dann ist sie nun einmal leer und es kann nicht mehr gekauft werden. Über die normalen Betriebskosten wie Miete, Materialeinkauf und Versicherungen hinaus muss auch noch ein Überschuss erwirtschaftet werden, der deinen Lebensunterhalt und irgendwann fällige Steuern bezahlen kann.

2. Grundsatz: Mehr Geld einnehmen, als man ausgibt
 

Hast du deine Kostenstruktur einmal unter Kontrolle, kannst du dich um die Steigerung deiner Umsätze kümmern. Dazu wird in der Regel ein Werbebudget eingeplant, um mehr Neukunden zu erreichen und Stammkunden zu mehr Umsatz zu bewegen. Dadurch steigt der Gesamtumsatz deines Unternehmens, und durch die festgelegte Kostenkontrolle (siehe 1. Grundsatz) bleibt naturgemäß ein höherer Gewinn übrig, der über die Lebenshaltungskosten hinaus deinen langfristigen Vermögensaufbau bedeuten kann. 
 

Buchhaltung: was dazugehört
 

Als praktisches Instrument für die Umsetzung dieser Strategien und weil es eine gesetzliche Pflicht ist, haben sich die Buchhaltung und ihre Grundlagen erfolgreich durchgesetzt. 
Zu den grundlegenden Aufgaben einer ordentlichen Buchhaltung (oder Buchführung) gehören die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, die Führung von Konten und die Erstellung von monatlichen Abrechnungen. 
Sogenannte Konten sind keine richtigen Bankkonten, sondern eher wie „Briefumschläge“ mit einer jeweiligen Nummer zu betrachten, in die bestimmte Geldsummen für bestimmte Einnahmen und Ausgaben gesteckt werden. Das passiert alles auf dem Papier oder in einer Software und erleichtert es dem Steuerberater, die Beträge einfacher zuzuordnen. Hier ein paar Beispiele:

• Einnahmen (Erlöse) wie Einnahmen aus Behandlungen, Verkauf von Produkten und so weiter
• Ausgaben wie Miete, Personal, ­Materialeinkauf, Marketing und so weiter
   

3 Tipps aus der Praxis
 

1. Trenne berufliche und private Finanzen klar voneinander. 
Richte separate Bankkonten und Kreditkarten ein, um für klare Verhältnisse zu sorgen. Indem du ausschließlich geschäftliche Finanzmittel für Unternehmensausgaben nutzt, behältst du den Überblick über deine betriebliche Liquidität und erleichterst die Buchhaltung. Zudem wird es beim Abgleich von Einnahmen und Ausgaben deutlich einfacher, Fehler zu vermeiden und potenzielle Steuerprobleme zu verhindern.
2. Führe regelmäßig einen Abgleich zwischen deinen Konten und Belegen durch. 
Vergleiche die Einträge in deinem Kassenbuch, Bankkontoauszügen und Belegen, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen, Buchungen und Zahlungseingänge korrekt erfasst wurden. Durch diese Praxis kannst du Unstimmigkeiten frühzeitig erkennen und korrigieren, was die Genauigkeit deiner Buchhaltung erhöht. Ein monatlicher Abgleich ermöglicht es dir zudem, eventuelle Fehler oder fehlende Belege zeitnah zu identifizieren und zu beheben, bevor sie zu größeren Problemen werden.
3. Nutze geeignete Buchhaltungssoftware zur Vereinfachung der Prozesse. Durch die Verwendung von spezieller Software kannst du deine finanziellen Prozesse automatisieren und vereinfachen. Wähle eine Software aus, die auf die Bedürfnisse deines Instituts zugeschnitten ist und Funktionen wie Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung und Berichterstellung bietet. Indem du deine Buchhaltung digitalisierst, sparst du Zeit und minimierst menschliche Fehler. Außerdem ermöglicht dir die Software einen besseren Überblick über deine Finanzen, was die Entscheidungsfindung erleichtert. 
 

Vorbereitung für den Steuerberater
 

Erleichtere deinem Steuerberater die Arbeit, um Zeit und damit auch Kosten zu sparen. Dazu ist es wichtig, deine Unterlagen sorgfältig vorzubereiten: Du solltest dein Kassenbuch täglich genau und ordentlich führen, alle eingehenden und ausgehenden Gelder genau festhalten und Belege dafür aufbewahren. Sammle und sortiere deine Rechnungen und Belege für Einnahmen und Ausgaben, um einen klaren Überblick über deine finanzielle Situation zu gewährleisten. Vergiss nicht, deine Bankauszüge bereitzuhalten beziehungsweise hinzuzuheften, da sie wichtige Informationen über deine Kontobewegungen enthalten. Indem du all diese Unterlagen systematisch vorbereitest, machst du es deinem Steuerberater leichter, deine Steuererklärung ordnungsgemäß und korrekt zu erstellen. 
Dies hilft nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern ermöglicht es dir auch, potenzielle steuerliche Vorteile optimal zu nutzen. 
 

Fristen unbedingt beachten

Die Voranmeldung der Umsatzsteuer und gegebenenfalls der Einkommensteuer sollten fristgerecht erfolgen, um Strafzahlungen zu vermeiden. Die genauen Daten variieren je nach individuellen Gegebenheiten, jedoch sollte die Voranmeldung üblicherweise bis zum Zehnten des Folgemonats erfolgen. Wenn du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest, hat dieser in der Regel eine sogenannte Dauerfristverlängerung. Dadurch verschiebt sich die Frist zur Vorlage der Unterlagen üblicherweise um einen Monat.