Zeit ist Geld: 5 Tipps

Die Zeit, die wir uns nehmen, ist die Zeit, die uns etwas gibt. Also ein Ja zu uns selbst. „Ich muss noch schnell … erledigen …“, oder: Ich habe keine Zeit“, zählt also nicht mehr. Es geht vielmehr darum, die Prioritäten effizienter zu setzen. Doch wie funktioniert das? Denn unsere alten Gewohnheiten haben uns manchmal fest im Griff. Täglich neue Rituale in den Praxisalltag zu integrieren, ist ein großer Fortschritt.

1. Grundregel Nummer eins
Alles, was unter drei  Minuten dauert, sollten Sie am besten sofort erledigen. Denn die ganze Zeit darüber nachzudenken, benötigt mehr Energie, als gleich einen Haken dranzumachen. 
Genau wie Unangenehmes: Das sollten Sie nicht ständig vor sich herschieben, sondern sofort erledigen. Lästige Pflichten terminieren und wirklich umsetzen. Dabei beachten Sie trotzdem Ihren Biorhythmus und Ihre Tagesform.  Wenn eine Aufgabe Konzentration er­fordert, am besten gleich morgens angehen und kurze Pausen einlegen – lüften, atmen und Wasser trinken hilft ungemein.
Das „Verbummeln“, die „Aufschieberitis“ oder die von Aufgaben, wenn es zwanghaft wird, auch Prokrastination genannt, frisst nur Zeit und Energie. Meist wird das Unangenehme aufgeschoben –  wir müssen uns immer wieder selbst maßregeln, dies oder jenes noch zu erledigen. Und das kostet Kraft. 
Einfacher wird es, wenn man sich auch mal belohnt. Ist der Anfang erst einmal geschafft, geht es schon viel leichter – vor allem, wenn wir uns bewusst machen, wie schön es wäre, nicht mehr an diese schwierige oder lästige Aufgabe zu denken, sei es auch nur, den Knopf anzunähen. Dabei darf man seine eigene Leistungskurve beachten. Vielleicht hilft der erste Tagesimpuls nach dem Aufwachen – dieser bringt uns in Schwung.
 

2. Zeitdiebe eliminieren
Was sind Ihre größten Zeitfresser? Scrollen auf Social Media, fehlende Selbstdisziplin, zu wenig Delegation, streben nach Perfektion, Multitasking, nichts zu Ende bringen, unnötige oder unangemeldete Besuche/Telefonate? Fragen Sie sich bei jeder Aktivität: Weshalb möchte ich das tun, oder bringt es mich wirklich weiter?
Da es uns allen manchmal schwerfällt, spontan zu entscheiden, was wichtig und unnötig ist, gibt es das Prinzip der Eisenhower-Matrix: In  vier Quadranten wird nach (nicht) wichtig und (nicht) dringend kategorisiert. Oftmals sortiert sich dabei vieles von selbst aus, weil man es gleich erledigt, delegieren kann oder als Zeitverschwendung abtut. Welche Tätigkeiten in der Praxis unter zwei Minuten zu erledigen sind, sollten sofort getan werden.
 

3. Umgang mit E-Mails
Im E-Mail-Postfach sollte am Abend keine Nachricht mehr vorhanden sein. Für das Öffnen der E-Mails legen Sie maximal zwei Termine am Tag fest. Den Briefkasten öffnet man ja auch höchstens einmal täglich. Deshalb gelten folgende Regeln: Jede E-Mail nur einmal anfassen und ins Archiv legen oder in einen anderen Ordner verschieben. Oder Ab-/ Zusage, weiterleiten, zuordnen, von Newslettern abmelden. Wenn die Beantwortung einer E Mail mehr Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie sich dafür separat Zeit einplanen.
Beim Schreiben können Sie auf kurze prägnante Aussagen zurückgreifen und sogar direkt in der Betreffzeile  antworten. Höfliche Anrede und das Beachten der Rechtschreibung sind ebenso wichtig. Während Urlaubszeiten kann eine Abwesenheitsnotiz hinzugefügt werden.
 

4. NEIN sagen
Wir alle kennen diese nette Person, Kollegin oder Kollege, die niemals „Nein“ sagen kann und alles Mögliche nebenbei noch erledigt: Die kleinen Weihnachtswichtel einkaufen, Frühlingsgesteck holen, Geburtstagsgeschenk organisieren und andere Botengänge erledigen. Für uns sind sie unverzichtbar – die gute Fee eben. Jedoch tut sich diese Person nichts Gutes damit, weil sich das Umfeld leider zu schnell an diese Nettigkeiten gewöhnt und es als selbstverständlich nimmt. Der Selbstwert leidet darunter, und der Respekt des Umfeldes sinkt. Wem „Nein“ sagen schwerfällt, kann mit einfachen Strategien gegensteuern:
 

• Zeit gewinnen: „Ich schau mal in meinen Kalender und melde mich dann wieder.“
• „Sag Ja zu dir selbst durch jedes Nein zu anderen.“ Wie viel Zeit und Energie raubt es Ihnen, anderen einen Gefallen zu tun?
• Bei Schmarotzern „Nein“ sagen!
• Gegenangebot: „Bei Aufgabe X kann ich dir nicht helfen, wenn Y wieder anfällt, sag mir Bescheid.“
• Delegieren: „Ich kann gerade nicht, vielleicht kann ja die Kollegin oder der Kollege (Freund, Partner etc.)?“
• Grundsatzentscheidung: „Ich gehe immer um 18 Uhr nach Hause (Punkt).“
• Vertrösten: „Jetzt kann ich nicht, frag mich am Mittwoch noch einmal.“
• Bedanken: „Danke, dass du mir das zutraust, aber es geht heute leider nicht.“
• Begründen, nicht rechtfertigen – dies macht es unserem Gegenüber leichter, es anzunehmen.
   

5. Wie verhalte ich mich am Telefon?
Probieren Sie doch mal die KESS-Methode anstatt zu fragen: „Wann können Sie am besten?!“

• K urz
• E infach
• S trukturiert 
• S ympathisch
  … bedeutet, prägnant ohne Umschweife auf die Fakten oder das Datum zu kommen. Elegant das zu lang werdende Gespräch auf der anderen Telefonseite umlenken. Unsere Gesprächspartner benötigen Anleitung! Es ist einfach so. Auch wenn ich mal ein Gespräch abrupt unterbrechen muss, habe ich festgestellt, dass noch nie jemand deswegen beleidigt war. Ein Lächeln können Sie auch am Hörer gut rüberbringen.
  Noch ein Beispiel für das Institut: Ein Kunde möchte noch Small Talk zu einem Thema halten. Sie sitzen aber schon auf heißen Kohlen, da der Nächste schon mit den Hufen scharrt. Sicher kennen wir das alles. Sie können höflich, aber bestimmend das Gespräch umgehend abkürzen und sich verabschieden. Dies lässt sich zum Beispiel durch Körperhaltung und/oder das Aufräumen des Arbeitsplatzes auch nonverbal signalisieren.