Im Arbeitsalltag begegnen Beauty-Profis täglich rechtlichen Fragen – von Werbung über Behandlungen bis hin zum Umgang mit der Kundschaft und Azubis.
Business & Community
Serie „Darf ich eigentlich …“ · Teil 8
Was ist erlaubt, was riskant – und wo lauern rechtliche Stolperfallen? In dieser Serie erklärt Beauty-Juristin Gloria Maria Reich verständlich und praxisnah, worauf Kosmetikerinnen und Kosmetiker im Berufsalltag achten sollten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben.
Stellen Sie sich vor: Eine Kundin schreibt Ihnen auf WhatsApp, ob sie ihren Termin verschieben kann. Eine Mitarbeiterin meldet sich über Instagram, weil sie später kommt. Es ist bequem, es ist nahbar – und genau deshalb nutzen viele Studios diese Kanäle ganz selbstverständlich. Und jetzt komme ich als Ihre Beauty-Juristin daher und frage Sie, ob Sie die erforderlichen Einwilligungserklärungen für diese Art der Kommunikation eingeholt haben?
Vermutlich nicht, oder? Und ich weiß, dass Sie sich fragen: „Wofür brauche ich denn noch alles eine Erklärung, eine Unterschrift, eine Genehmigung oder Erlaubnis? Was für ein Bürokratiewahnsinn!“ Ja, die Anforderungen an den Datenschutz haben zugenommen. Und genau hier liegt der Schwerpunkt dieses Themas. Sie dürfen mit Ihrer Kundschaft und Mitarbeitenden via WhatsApp oder Social Media kommunizieren – aber mit klaren Spielregeln. Die Gründe dafür schauen wir uns jetzt an.
Warum WhatsApp und Instagram nicht einfach nur „praktisch“ sind
Beide Dienste gehören dem Konzern Meta – und Meta verarbeitet Daten sehr großzügig. Das ist im privaten Umfeld kein Problem. Im beruflichen Kontext tragen Sie jedoch Verantwortung dafür, wie personenbezogene Daten Ihrer Kundschaft und Mitarbeitenden verarbeitet werden.
Das heißt: Sobald Sie über WhatsApp oder Instagram kommunizieren, verlassen Sie den geschützten Raum Ihres Studios und bewegen sich auf Plattformen, die Daten in die USA übertragen und umfangreich auswerten. Das ist nicht verboten – aber es braucht eine klare Grundlage. Die erste Grundlage ist eine strikte Trennung zwischen Ihren privaten Accounts und Ihren Business-Accounts.
Merke
Legen Sie sich für Ihren geschäftlichen Auftritt unbedingt spezielle Business-Accounts an. Meta bietet diese für alle Kanäle, also auch für WhatsApp. Dadurch ist das Thema Datenschutz viel einfacher und transparenter umzusetzen, etwa durch automatische Hinweise oder klarere Profilinformationen. Aber: Auch ein Business-Account ersetzt die Einwilligung nicht.
Der Dreh- und Angelpunkt: die Einwilligung
Nachdem Sie sich nun Ihre Business-Accounts angelegt haben, kommen wir zum bürokratischen Teil. Damit Sie WhatsApp oder Instagram beruflich nutzen dürfen, brauchen Sie eine Einwilligung. Ohne sie geht es nicht. Diese Einwilligung muss freiwillig sein, verständlich formuliert und dokumentiert.
Bei Mitarbeitenden ist das besonders wichtig: Ein Arbeitsverhältnis ist nie vollständig gleichberechtigt. Deshalb darf die Nutzung dieser Kanäle keine Voraussetzung für den Job sein. Sie können sie anbieten – aber Sie müssen immer eine echte Alternative bereithalten, die genauso gut funktioniert.
Bei Kundinnen und Kunden ist es einfacher: Sie dürfen frei entscheiden, ob sie über WhatsApp oder Instagram kommunizieren möchten. Wichtig ist nur, dass Sie vorher transparent informieren und die Kundschaft ein ausdrückliches „Ja“ auf der Datenschutzerklärung ankreuzt.
Marketing-Aktionen über WhatsApp
Viele Studios nutzen WhatsApp nicht nur für Terminabsprachen, sondern auch für Marketing-Aktionen: ein neues Treatment, eine Rabattwoche, ein Last-minute-Slot für morgen. Das funktioniert wunderbar – aber nur, wenn die Kundschaft ausdrücklich zugestimmt haben, solche Nachrichten zu erhalten.
Wichtig ist dabei die Unterscheidung: Eine Kundin, die Ihnen einmal über WhatsApp schreibt, hat damit nicht automatisch eingewilligt, Marketing Infos zu bekommen. Für Werbung brauchen Sie eine eigene freiwillige Zustimmung. Sie darf nicht versteckt sein, nicht an eine Buchung gekoppelt und muss jederzeit widerrufbar bleiben. Wenn Sie das sauber regeln, kann WhatsApp ein sehr persönlicher, sehr wirksamer Kanal sein. Gerade in der Beautybranche reagieren Kundinnen und Kunden oft positiv auf kurze, charmante Nachrichten – vorausgesetzt, sie haben sich bewusst dafür entschieden.
Damit bleibt Ihre Kommunikation nicht nur modern und nahbar, sondern auch rechtlich stabil.
Was konkret zu tun ist
Für die normale Kommunikation:
Legen Sie fest, über welche Kanäle Ihr Studio erreichbar ist, und holen Sie für WhatsApp oder Instagram eine freiwillige Einwilligung ein. Ihre Kundinnen und Mitarbeiterinnen sollten wissen, dass Meta Daten verarbeitet und dass sie jederzeit auf E-Mail oder Telefon ausweichen können. Wenn Sie WhatsApp Business oder Instagram Business nutzen, trennen Sie private und berufliche Kommunikation sauber und halten Ihre Hinweise transparent.
Die Einwilligungserklärung können Sie bei Neukundinnen an die normale Einwilligungserklärung zum Datenschutz (DSGVO) beifügen bzw. diese ergänzen (Sie erinnern sich? Auch für das Anlegen einer simplen Kundenkartei mit Name, Geburtsdatum, Kontaktinfos etc. brauchen Sie seit Jahren eine DSGVO-konforme Einwilligungserklärung).
Für Marketing über WhatsApp:
Wenn Sie Aktionen, Angebote oder Studio-News verschicken möchten, brauchen Sie eine eigene Zustimmung dafür. Eine Kundin, die Ihnen einmal schreibt, hat damit noch nicht zugestimmt, Werbung zu erhalten. Formulieren Sie klar, dass es sich um Marketing handelt, und dokumentieren Sie die Einwilligung. Erst dann dürfen Sie Ihre Nachrichten verschicken – charmant, gezielt und rechtlich sicher. Auch hier: Das bezieht sich auf jegliche Kommunikation zu Marketingzwecken. Seit Jahren brauchen Sie hierfür das „Ja“ Ihrer Kundschaft. Ergänzen Sie diese Einwilligung einfach um den Baustein „Marketing via WhatsApp“.
Fazit: Ja, Sie dürfen – wenn Sie es bewusst tun
WhatsApp und Instagram können Ihre Arbeit leichter machen und die Beziehung zu Kundschaft und Mitarbeitenden stärken. Sie sind schnell, unkompliziert und passen gut zur Beautybranche. Damit das rechtlich sauber bleibt, brauchen Sie nur vier Dinge: Einwilligungen, Transparenz, Dokumentation und eine funktionierende Alternative.
So geht es weiter
Diese Teile erscheinen in den kommenden Ausgaben von BEAUTY FORUM:
- Darf ich eigentlich selbstständig im Home-Studio arbeiten?
- Darf ich eigentlich Schulungen im Institut anbieten?
- Darf ich eigentlich für Terminabsagen oder Nichterscheinen Geld verlangen?
- Darf ich eigentlich eine Behandlung an Minderjährigen durchführen?
- Darf ich eigentlich eine Kundin ablehnen oder die Behandlung abbrechen?
- Darf ich eigentlich KI für mein Kosmetikstudio nutzen?
- Darf ich eigentlich mit “Anti Aging”, “gegen Akne”, oder anderen Wirkversprechen werben?
- Darf ich eigentlich Produkte aus dem Ausland kaufen und in meinem Studio weiterverkaufen?
- Darf ich eigentlich Influencerinnen kostenfrei behandeln, wenn sie mein Studio zeigen?
- Darf ich eigentlich meine Preise jederzeit erhöhen?
Gloria Maria Reich
ist Juristin, Dozentin und Autorin aus Berlin. Sie berät und unterrichtet zu rechtlichen Fragen in der Kosmetik- und Wellnessbranche – von Arbeitsrecht bis Social Media. Ihr Ziel: mehr Rechtssicherheit und Professionalität im Kosmetikalltag.
