Wie Sie noch effektiver arbeiten und Zeit sparen

Gerade für Kosmetikerinnen ist effektives Arbeiten wichtiger als die Effizienz bei der Arbeit. „Nicht die Schweißtropfen zählen, sondern die Tore“, meinte schon Franz Beckenbauer. „Nichts ist leichter, als beschäftigt zu sein, aber nichts ist schwieriger, als effektiv zu arbeiten“, das sagte der bekannte US-Unternehmensberater Alec Mackenzie. Nutzt man die eigene Arbeitszeit falsch, ist sie unwiederbringlich verloren.

Büroarbeiten rationalisieren

Arbeitsrückstande sowie ein schlechtes Ablagesystem der eigenen Unterlagen können große Zeitfresser sein. Hinzukommen die persönliche Desorganisation und der überhäufte Schreibtisch mit allerlei rückständiger Lektüre. Ein aufgeräumter Schreibtisch schafft Übersicht, man muss nicht lange nach Unterlagen suchen. Sucharbeit, weil die Ablage nicht funktioniert, ist ein großer Zeitdieb. Trotz PC liegt oftmals viel Papier auf dem Tisch. Bei den historisch gewachsenen Stapeln bekommt man gelegentlich einen „Aufräumanfall“. Nach kurzer Zeit bildet sich dann aber ein neuer Stapel. Eingehende Post, ob Print oder online, muss sofort terminiert und abgelegt werden. Damit werden Sucharbeiten vermieden, und Termine können pünktlich wahrgenommen werden. Die Kosmetikerin ist für Büroarbeiten selten hoch motiviert.

Trotzdem – feste Bürozeiten haben sich bewährt, blockweises Arbeiten ist besser als scheibchenweises. Gelegentlich hört man noch die Meinung: „Das habe ich immer ohne viel Planung gemacht, und es hat geklappt.“

Selbstmanagement heißt auch vielfach Selbstdisziplin.

Ein Terminbuch, ob digital oder Print, enthält sämtliche Termine, Aktivitätslisten, Prioritäten, Tagespläne, Steuertermine und Bestelldaten. Aktivitäten sollten immer mit einem Termin versehen werden und sofort neu terminiert werden, wenn der ursprüngliche Termin verschoben werden muss.

Clever priorisieren

Am besten werden wichtige Textstellen sofort beim ersten Lesen durch Markierungen oder handschriftlicher Randbemerkungen hervorgehoben. Damit bereitet man eine spätere Bearbeitung vor. Für Markierungen gelten: Ausrufezeichen für „wichtig“, Haken für „einverstanden“, Fragezeichen für „noch zu klären“. Farbige Markierungen fallen beim zweiten Lesen besonders auf. Mit einem Termin zur Bearbeitung setzt man Prioritäten: A-Prio heißt, die Aufgabe ist besonders wichtig und eilt.

B-Prio bedeutet, dass die Bearbeitung zwar wichtig, aber nicht so eilig ist.

C-Prio bedeutet, der Vorgang ist weder wichtig noch eilig. Für den Posteingang per Mail gilt: Wer gleich auf nicht termingebundene Mails reagiert, erweckt den Eindruck, er habe viel Zeit. Der Sender rechnet damit, dass auch zukünftig auf seine Mails schnell reagiert wird. Am besten werden Lesezeiten gebündelt, das bedeutet Online- oder Offline-Lektüre wird am Stück und nicht scheibchenweise gelesen. Leseunterbrechungen sollten auf ein Minimum reduziert werden. Nach einer Unterbrechung braucht man die doppelte Energie, um sich wieder in den Text einzulesen.

Behandlungen strukturieren

Der Zeitbedarf für eine Behandlung ist nie exakt einschätzbar. Falls eine Arbeit mehr Zeit beansprucht als geplant, helfen „Pufferzeiten“. Idealerweise sind das 20 Prozent der eingeplanten Behandlungszeit.

Was wählen Sie?

Jeden Tag etwas länger arbeiten, um alles zu erledigen.
Nur die wichtigen Arbeiten erledigen, alles andere liegen lassen.
Schneller arbeiten und zum „Tempoholiker“ werden.
Effektives Arbeiten durch bessere Planung. Das ist die beste Möglichkeit! Der Grundgedanke vom Selbstmanagement ist es, die von außen beeinflussten Termine in ein System der eigenen Zeitplanung zu bringen. Gerade wenn man in Spitzenzeiten mit Kundenterminen regelrecht zugedeckt wird, sind Pufferzeiten essenziell. Hierauf sollte man nur in Ausnahmen verzichten.

Aufschieben belastet nur

Beim Aufschieben geht es meist um unangenehme Arbeiten, zum Beispiel die Steuererklärung oder die Lieferantenrechnungen, die man tage- oder gar wochenlang vor sich herschiebt. Irgendwann ist die „Deadline“ dann erreicht oder überschritten, und man muss alles unter Druck fertig machen. Das „Aufschieben“ hat unterschiedliche Ursachen: Man verschiebt, weil die Arbeit unangenehm oder schwierig ist. Oder, weil sie nicht so dringend erscheint („Das hat noch Zeit“). Schwieriges aufzuschieben, belastet auf Dauer. Wer Arbeiten auf den letzten Drücker erledigt, riskiert sogar, dass etwas Eiliges dazwischenkommt, und der Abgabetermin dann nicht mehr eingehalten werden kann.

„Und erstens kommt es anders, und zweitens als man denkt“ (Zitat nach Wilhelm Busch), ein Grund, warum viele einen großen Bogen um exakte Terminplanung machen.

Wer nicht plant, wird verplant. Bei langfristiger Planung kann noch viel dazwischenkommen. Jedoch ist und bleibt der Arbeitstag eine überschaubare Einheit für die eigene Arbeitseinteilung.

Unterbrechungen vermeiden

Häufig kommt es zur Eigenunterbrechung. Man denkt schon während einer Behandlung an die nächste, auch das wird Multitasking genannt. Unser Gehirn kann mehrere Themen nicht gleichzeitig verarbeiten, es switcht dabei immer zwischen den Themen hin und her. Man trainiert sich dann sogar eine Aufmerksamkeitsstörung an und kann sich auf Dauer nicht mehr voll auf das konzentrieren, was man gerade tut. Um sich nach einer gedanklichen Unterbrechung wieder auf die ursprüngliche Tätigkeit zu konzentrieren, braucht man wieder Anlaufzeit. Das kostet Energie. Effektiv arbeiten heißt, dass man sich voll und ganz auf den augenblicklichen Kunden konzentriert und sich nur in wirklichen Ausnahmefällen gedanklich ablenkt.

Pausenzeiten einplanen

Wo Work-in ist, muss auch Work-out sein. Pausenzeiten sollen echte Auszeiten sein. Sie sollen die Widerstandsfähigkeit gegen Stress (Resilienz) erhöhen und eine Kraftquelle für bevorstehende Arbeitsanforderungen sein. Das gilt besonders für den Nachmittag, an dem jeder mit dem üblichen Leistungstief zu tun hat.

Die Tasse Kaffee zwischendurch ist nur eine Sekundenpause und hat einen geringen Erholungswert. Die Pause sollte ein Kontrast zur Arbeit darstellen, daher verzichtet man in dieser Zeit am besten auch auf die Handynutzung, um zwischenzeitlich wirklich Entspannung zu finden.