Welches Kassensystem passt zu Ihnen?

Es gibt so viele Kassensysteme, wie es Kosmetikbehandlungen gibt! So fühlt es sich zumindest an, wenn man reine Kassen und auch Systeme, die mit Lagerwirtschaft oder Terminkalender verbunden sind, vergleicht. Man kann leicht die Übersicht verlieren. Daher raten wir, zunächst eine Analyse des eigenen Geschäfts und der eigenen Bedürfnisse durchzuführen – eine Instituts-Anamnese. Danach fällt es leichter, die richtige Entscheidung zu treffen.

Instituts-Anamnese

Ein Kosmetikinstitut ist kein Einzelhandelsgeschäft, sondern muss hohe Standards der Kundenpflege erfüllen. Kann dabei eine Kasse allein unterstützen oder ist ein digitales Kassensystem besser geeignet? Es hilft, genau zu prüfen, welche Bedürfnisse auch über die Kasse hinaus wichtig sind. Geht es darum, allein die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, oder aber darum, den Umsatz zu erhöhen? Darum, Zeit einzusparen oder darum, die Kundenbindung zu stärken?

Der erste Schritt ist also, eine Bedürfnissliste zu erstellen und sie zu priorisieren. Auf der Liste stehen sicherlich auch Dinge, die im ersten Anschein nichts mit der Kasse zu tun haben. Davon sollte man sich nicht abschrecken lassen, denn viele Kassensysteme verstehen sich als ganzheitliche Institutssoftware und können einiges mehr.

Auch Kosten sollten ganzheitlich betrachtet werden. So sind Kassensysteme ohne Terminkalender günstiger, aber diese Kosten würden anderweitig anfallen. Zeit und Mühe müssen auch kalkuliert werden. Es gilt also zu vergleichen, welche Lösungen alle Bedürfnisse abdecken und welche Kombination das beste Preis-Leistungsverhältnis bietet.

Das sind ihre Optionen

Wenn Sie Ihre Bedürfnisliste erstellt haben, kommt der nächste Schritt: die Auswahl der passenden Kassenart. Auch hier bieten sich schon verschiedene Optionen, je nach gewünschten Funktionen:

1. Kasse pur

Wenn man wirklich nur eine Kasse braucht, dann bieten sich viele Anbieter an. Kassensysteme in Deutschland und Österreich müssen strikten Vorgaben entsprechen und sind deshalb relativ ähnlich in der Qualität. Hier sollte dann die Handhabung einfach sein und ein Minimum an Finanzberichten geboten werden (zum Beispiel ein Export für den Steuerberater).

2. Kasse mit Integrationen

Die meisten Kassensysteme bieten mittlerweile eine Anbindung an Terminkalender, Kundenkartei oder Lagerwirtschaft an. Das ist praktisch und spart den Kauf anderer Systeme.

Hinweis: Manche Anbieter haben keinen eigenen Kalender, sondern nutzen die Lösung eines anderen Herstellers. Hier empfiehlt es sich zu prüfen, wie gut beide Hersteller sind und wie Verträge aufgesetzt sind.

3. All-in-one-Systeme

All-in-one-System-Anbieter bieten fast alle Funktionalitäten, die ein Institut braucht, in einer Lösung an. Die Kasse tritt hier als reine Funktionalität fast ein wenig in den Hintergrund.

Die Kasse ist etwas, was Sie brauchen – Kalender, Lagerwirtschaft und Kundenkartei sind es, die Ihrem Institut zu mehr Erfolg verhelfen. Ein System, das alle Informationen über den Kunden, sein Buchungs- und Kaufverhalten speichert, kann detaillierte Informationen dazu liefern, welche Marketingmaßnahmen Sinn ergeben.

Einige wenige Systeme bieten dazu direkt auch eine Marketing-Plattform, über die man dann gezielt Kunden ansprechen kann. Kassen, die mit dem Kalender verbunden sind, können auch Online-Buchungen anbieten, eine Instituts-App für Kunden, eine App für Mitarbeiter oder noch mehr.

Das Kleingedruckte

Bei jeder Investition sollten Sie unbedingt auch einen Blick aufs Kleingedruckte werfen. Dazu gehören:

Jede Kasse muss der Kassensicherungsverordnung entsprechen. Dazu gehört auch eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Diese berechnen manche Anbieter jedoch extra.

Ob DATEV-Export oder andere Berichte für den Steuerberater: Ein gutes System sollte diese Funktion anbieten.

Leasing-Lösungen bedeuten oft auch den Kauf von Hardware, während eine Nutzungsgebühr hingegen häufig mit längeren Laufzeiten zusammenhängt. Hier ist es wichtig, dass Sie prüfen, ob der Preisunterschied dadurch nicht verfälscht wird und wie Sie im Laufe des Vertrags unterstützt werden, sollte es doch mal Probleme geben.

Einrichtung, Schulung, technischer Support – dies sind alles Beispiele für potenzielle Extra-Kosten. Hier ist es wichtig zu fragen, was genau im Angebot enthalten ist.

Bedürfnisse im Vordergrund

Bei der Auswahl einer Kasse stehen die Bedürfnisse des Instituts im Vordergrund. Es ist wichtig, ganz egal für welches System man sich entscheidet, dass man Produkte vergleicht und vom Anbieter unterstützt wird. Dazu gehören eine gute Beratung, ehrliche Preiskommunikation und klare Verträge.

Wir empfehlen, viele Fragen zu stellen und sich im Klaren darüber zu sein, ob man nur eine reine Kasse benötigt oder nicht doch eine All-in-one-Lösung.

Nützliche Zusatzfunktionen

Vor allem im letzten Jahr haben Anbieter von All-in-one-Systemen viele neue Funktionen umgesetzt, die weit über Kassenbedürfnisse hinausgehen und Institute langfristig unterstützen. Hier einige Beispiele:

Besonders bei Kosmetikinstituten beliebt sind digitale Behandlungsformulare. Diese eliminieren den Papierkram und bieten echten Datenschutz.

Gerade jetzt sind virtuelle Beratungstermine eine nützliche Funktion. Termine können online oder per Telefon gebucht werden. Per Google Meet, Skype oder Zoom kann dann die Kundenberatung stattfinden.

Eine Anbindung an einen Online-Shop wird immer gefragter. Es ist eine hervorragende Option, den eigenen Umsatz zu steigern.

Hier geht es darüber hinaus, Geburtstags-E-Mails zu verschicken. Eine gute Marketinglösung erlaubt es, SMS und E-Mail-Kampagnen frei zu gestalten. Eine All-in-one Software hat dann auch die Integration in die Online-Buchung, Verkaufs- und Buchungshistorie der Kunden. So kann man gezielt Kunden an Termine erinnern, Produktvorschläge machen und vieles mehr.